Au Québec, la mesure sur la facturation obligatoire impose à tout établissement de restauration d’utiliser un système d’enregistrement des ventes (SEV) certifié. Ce dispositif assure la transmission sécurisée des renseignements exigés vers la plateforme MEV-WEB de Revenu Québec et remet à chaque client un reçu conforme.
Ce guide pratique élaboré avec l’expertise de l’ARQ clarifie vos obligations légales : les établissements visés, l’équipement requis, le format des factures et les étapes clés pour mettre votre entreprise en conformité en toute sérénité.
Quels restaurants sont concernés par la facturation obligatoire ?
Les règles encadrant la facturation obligatoire dans le secteur visent les restaurants traditionnels, bars, cafés, crémeries, chaînes locales et comptoirs alimentaires. Les services de traiteur sont également concernés dès qu’ils fournissent des repas et boissons prêts à consommer, sauf s’ils préparent de la nourriture exclusivement pour une revente par un tiers.
Chaque exploitant doit analyser son offre, que l’établissement soit inscrit ou non au fichier de la TVQ. En effet, certaines nuances réglementaires s’appliquent selon la nature des fournitures. L’ARQ accompagne ses membres au quotidien pour vérifier l’assujettissement exact de leur commerce et éviter les erreurs d’interprétation.
Une obligation qui dépasse la simple remise d’un reçu
Pour établir une facture conforme, l’utilisation d’un système d’enregistrement des ventes certifié est requise. Ce logiciel de facturation enregistre chaque transaction et transmet automatiquement les renseignements exigés vers l’environnement infonuagique de Revenu Québec.
Une facture conforme doit être remise à chaque client et non uniquement sur demande. De plus, l’exploitant doit conserver une copie des factures, des registres et pièces justificatives pertinentes pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent. Cela garantit une comptabilité rigoureuse en cas de contrôle fiscal.
Du MEV restaurant au MEV-WEB : ce qui a changé
L’évolution technologique du dispositif québécois modernise les exigences fiscales dans le secteur de la restauration. Depuis le 1er juin 2025, la transition vers le virage numérique est pleinement effective. L’ancien module d’enregistrement des ventes ou MEV physique est désormais remplacé par une solution fondée sur un SEV certifié communiquant directement avec le MEV-WEB.
Le remplacement du module d’enregistrement des ventes MEV
Le boîtier physique raccordé aux caisses laisse sa place à une plateforme infonuagique. Le MEV-WEB reçoit et valide de façon sécurisée les données exigées lors de chaque transaction. Il ne s’agit pas d’un logiciel de facturation accessible directement par l’exploitant, mais d’un service distant d’enregistrement des ventes.
Le rôle du système d’enregistrement des ventes certifié
Chaque exploitant d’établissement de restauration assujetti doit faire fonctionner un module d’enregistrement des ventes MEV virtuel via son SEV certifié. Ce logiciel transmet instantanément les données au MEV-WEB et génère la facture officielle. Il convient de vérifier la liste officielle de Revenu Québec ou de contacter l’Association Restauration Québec avant de choisir votre équipement.
Quelles sont les obligations de facturation à respecter ?
Pour assurer la conformité de vos opérations au quotidien, vous devez effectuer quelques vérifications clés.
Remettre une facture conforme à chaque client
- Remettre systématiquement une facture de restaurant générée par votre SEV certifié à chaque client.
- Proposer le document au format papier ou transmettre une facture électronique selon le choix du client.
- Inscrire les mentions obligatoires, incluant la description détaillée des repas et boissons vendus
- Appliquer le traitement conforme pour les notes de crédit, annulations, corrections et remboursements.
Transmettre et conserver les renseignements exigés
- Transmettre les données de chaque transaction à Revenu Québec dès que les détails sont connus.
- Envoyer immédiatement les modifications ou annulations enregistrées dans le système.
- Conserver la copie des factures, registres et pièces justificatives selon les délais requis pour votre comptabilité.
- Appliquer la procédure officielle d’urgence en cas de panne de réseau ou de bris matériel.
Comment mettre son restaurant en conformité ?
Au Québec, posséder une simple caisse enregistreuse ne suffit plus si elle n’est pas certifiée. L’exploitant doit obligatoirement utiliser un système conforme aux exigences de Revenu Québec pour transmettre ses données.
- Vérifier votre assujettissement précis auprès des conseillers de l’ARQ.
- Choisir un SEV certifié dans la liste officielle.
- Obtenir votre code d’autorisation requis et configurer l’équipement.
- Prévoir un accès Internet stable et une imprimante compatible.
- Former l’équipe à la facturation, aux annulations et aux traitements des erreurs.
- Tester la transmission des données vers le MEV-WEB.
- Consigner la procédure de secours à appliquer en cas de panne.
L’ARQ accompagne les restaurateurs dans leurs obligations
Les règles sur la facturation obligatoire soulèvent des questions complexes spécifiques à chaque établissement de restauration. Seule association québécoise spécialisée exclusivement en restauration, l’ARQ défend vos intérêts et propose un soutien humain concret grâce à ses conseillers régionaux, ses formations et aux webinaires qu’elle propose.
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